المصروفات المستحقة والمدفوعة مقدما بأمثلة يمكنك تطبيقها
الموقف
إنه آخر يوم عمل في ديسمبر، ويمر يوسف، رئيس الحسابات في كريسنت القابضة، مع فريدة على قفل حسابات بالم جيت للنقل. استخدم المستودع الكهرباء طوال الشهر، لكن فاتورة المرفق لن تصل قبل يناير. وقد دفعت بالم جيت أيضا قسط التأمين السنوي في أكتوبر. سألت فريدة لماذا يجب أن يظهر في ديسمبر مصروف كهرباء لم تصدر به فاتورة، ولماذا لا يكون إلا جزء من دفعة التأمين مصروفا.
الجواب هو الفكرة وراء المصروفات المستحقة والمدفوعة مقدما: التكلفة تخص الفترة التي استخدمتها، لا الفترة التي تحرك فيها النقد.
الشرح
تسجل المحاسبة أثر الحدث عند وقوعه، لا عند حركة المال. وحالتان شائعتان توضحان الفجوة بين الأمرين.
المصروف المستحق تكلفة تحملتها ولم تصدر بها فاتورة ولم تُدفع بعد. لقد استُخدمت الخدمة، فالتكلفة تخص هذه الفترة. تسجل المصروف الآن، وتسجل التزاما بالمبلغ المستحق يسمى عادة مصروفات مستحقة. وعند وصول الفاتورة تُقفل الاستحقاق بدل تسجيل التكلفة مرة ثانية.
والمدفوع مقدما عكس ذلك. دفعت نقدا قبل أن تحصل على المنفعة. في لحظة الدفع تملك شيئا له قيمة في المستقبل، فيُسجل أصلا يسمى مصروفات مدفوعة مقدما. وفي كل شهر ينتقل الجزء الذي استُهلك من الأصل إلى المصروف.
يعرّف الإطار المفاهيمي لمؤسسة IFRS عناصر القوائم المالية، ومنها الأصول والالتزامات والمصروفات. المصروف المستحق التزام، والمدفوع مقدما أصل، وكلاهما موجود لأن الدفاتر تتبع النشاط لا البنك.
والمنطق نفسه يصح على الإيراد. الإيراد المكتسب الذي لم تصدر به فاتورة بعد إيراد مستحق (أصل). والنقد المستلم قبل التسليم إيراد مؤجل (التزام). وسيأتي ذلك في الدرس التالي.
ولتسجيل أي منهما بصورة صحيحة اسأل أربعة أسئلة:
- ماذا استخدمنا أو تسلمنا، وعن أي فترة؟
- كم يخص منه هذه الفترة؟
- هل صدرت به فاتورة أو دُفع من قبل؟
- ما الذي سيقفل الرصيد لاحقا: فاتورة أم مرور الوقت؟
التقديرات أمر عادي. إذا كانت فاتورة الكهرباء مجهولة فقدّرها من قراءة العداد أو من الشهر السابق. وعند وصول الفاتورة قارنها بالتقدير وسجل الفرق الصغير في فترة وصولها، إلا إذا كان كبيرا.
مثال عملي
الحالتان في بالم جيت، بالدرهم، وهما مثالان صغيران خارج حزمة سبتمبر.
المصروف المستحق. استخدمت بالم جيت الكهرباء في ديسمبر. الفاتورة المتوقعة في يناير مقدرة بـ 6,000 درهم. في 31 ديسمبر: مدين مصروف الكهرباء 6,000 ودائن مصروفات مستحقة 6,000. وفي يناير، حين تصل الفاتورة بمبلغ 6,000 تماما، مدين مصروفات مستحقة ودائن الموردين. ولا يُسجل مصروف ثان.
المدفوع مقدما. في 1 أكتوبر تدفع بالم جيت 12,000 درهم تأمينا لاثني عشر شهرا. عند الدفع: مدين تأمين مدفوع مقدما 12,000 ودائن البنك 12,000. وفي كل شهر يصبح جزء من اثني عشر، أي 1,000 درهم، مصروفا. وفي 31 ديسمبر استُهلكت ثلاثة أشهر: مصروف 3,000، ويبقى المدفوع مقدما في الميزانية 9,000.
فيتحمل ديسمبر إذن 9,000 تكلفة عن هذين البندين: الاستحقاق 6,000 زائد 3,000 من التأمين. ولو تبعت النقد لما ظهر في ديسمبر مصروف كهرباء، ولسقطت الـ 12,000 كلها من التأمين على أكتوبر، ولكان ربح كل شهر خاطئا.
وفي 31 ديسمبر تعرض الميزانية مصروفات مستحقة 6,000 التزاما، وتأمينا مدفوعا مقدما 9,000 أصلا.
الخطأ الشائع
أكثر الأخطاء شيوعا أن تسجل التكلفة عند وصول فاتورة المورد فقط. فتظهر المصروفات في الشهر الخطأ ويبدو الربح أفضل في الشهر الذي يسبق الفاتورة. والعلاج مراجعة نهاية الشهر للبضائع والخدمات المستلمة التي لم تصدر بها فواتير، باستخدام أوامر الشراء والاستلام والعقود.
الخطأ الثاني أن تعامل الدفع المقدم مصروفا في اليوم الأول. وثيقة اثني عشر شهرا دُفعت في أكتوبر ليست تكلفة أكتوبر. وزّعها على أشهر التغطية.
الخطأ الثالث أن تنسى قفل الاستحقاق عند وصول الفاتورة، فتُحتسب التكلفة مرتين. احتفظ بجدول للمستحقات والمدفوعات المقدمة، واشطب كل بند حين يُقفل.
قائمة المراجعة
- أحصر البضائع والخدمات المستلمة التي لم تصدر بها فواتير في نهاية كل شهر.
- لكل استحقاق تقدير وأساس له ومسؤول عنه.
- لكل مدفوع مقدما تاريخ بداية وتاريخ نهاية ومبلغ شهري.
- أقفل الاستحقاقات عند وصول الفاتورة، فتُحتسب التكلفة مرة واحدة.
- أراجع الجدول مع أرصدة الدفتر كل شهر.
- أسجل فروق التقدير عن الفاتورة في الفترة الصحيحة.
للمتابعة
شاهد الحلقة كاملة ACC-E10 الاستحقاقات: التكلفة في شهرها وتدرب بالتمرين في الدرس ACC-E10 الاستحقاقات: التكلفة في شهرها.
الشركات والأرقام في هذا المقال خيالية. Masar-Fintech مستقلة وغير تابعة لأي هيئة مهنية أو جهة ضريبية.