كيف تعد التسوية البنكية خطوة بخطوة مع مثال محلول
الموقف
في بالم جيت للنقل، يقول الدفتر إن الحساب البنكي الرئيسي يحتوي على 501,500 درهم في آخر يوم من الشهر. ويقول كشف البنك إنه 530,000 درهم. يطلب يوسف، رئيس الحسابات، من فريدة أن تشرح الفرق قبل أن يوقع أحد على حزمة نهاية الشهر.
أول ما تفكر فيه فريدة أن أحد الرقمين خاطئ. وعادة لا يكون أي منهما كذلك. السجلان يريان النقد نفسه في لحظتين مختلفتين وبعينين مختلفتين، والتسوية هي المستند الذي يبين كيف يرتبط الرقمان بالضبط.
الشرح
النقد هو أكثر أصول الشركة تعرضا للخطر، ويصف معيار IAS 7 النقد بأنه النقد في الصندوق زائد الودائع تحت الطلب، وهو ما يحتويه الحساب الجاري. وتحتفظ الشركة والبنك بسجل له. وتقارن التسوية البنكية بينهما وتفسر كل فرق. وهي رقابة: تكشف الأخطاء والتأخيرات والاحتيال، وينبغي أن تُعد شهريا على الأقل.
الفروق ثلاث عائلات.
التوقيت. سجلت الشركة شيئا لم يعالجه البنك بعد. الشيكات الصادرة التي لم تُصرف هي الشيكات المعلقة. والمال المودع متأخرا في اليوم ولم يُقيّد بعد هو إيداع في الطريق. وهذه تُقفل وحدها في الفترة التالية.
بنود يعرفها البنك ولا تعرفها الشركة. الرسوم البنكية والفوائد والخصم المباشر ومقبوضات العملاء التي لم يتعرف عليها أحد. وهذه تحتاج إلى قيد في الدفتر.
الأخطاء. رقم معكوس أو ترحيل مكرر أو مبلغ خاطئ في أي من الجانبين. وهذه تحتاج إلى تصحيح في السجل الخاطئ.
وللطريقة ست خطوات:
- خذ الرصيد الختامي من الدفتر والرصيد الختامي من كشف البنك لنفس التاريخ.
- ضع علامة على كل بند يظهر في السجلين.
- اسرد البنود الموجودة في الدفتر فقط: الشيكات المعلقة والإيداعات في الطريق.
- اسرد البنود الموجودة في الكشف فقط: الرسوم والفوائد والمقبوضات المجهولة.
- عدّل رصيد الكشف بحسب بنود الدفتر فقط، ورصيد الدفتر بحسب بنود الكشف فقط.
- تأكد من اتفاق الرصيدين المعدلين. فإن لم يتفقا فابحث عن الأخطاء قبل أن ترحّل أي شيء.
لا ينتج القيود اليومية إلا البنود الموجودة في الكشف فقط والأخطاء. أما بنود التوقيت فلا، لأن الدفتر صحيح بشأنها أصلا.
مثال عملي
بالم جيت للنقل، بالدرهم. يظهر الكشف 530,000 ويظهر الدفتر 501,500.
بنود الدفتر فقط: شيكات صادرة لم تُصرف مجموعها 40,000، وإيداع قدره 10,000 أُودع مساء اليوم الأخير ولم يظهر في الكشف بعد.
بند الكشف فقط: رسوم بنكية قدرها 1,500 لم تسجلها الشركة بعد.
عدّل الكشف ببنود التوقيت: 530,000 ناقص 40,000 زائد 10,000 يساوي 500,000. وعدّل الدفتر بالرسوم: 501,500 ناقص 1,500 يساوي 500,000. يتفق الرصيدان، ويكون رصيد النقد المسوّى 500,000.
الفرق وقدره 28,500 مفسَّر بالكامل: 40,000 شيكات معلقة ناقص 10,000 إيداع في الطريق ناقص 1,500 رسوم. والقيد اليومي سطر واحد فقط: مدين رسوم بنكية 1,500 ودائن البنك 1,500. أما الشيكات والإيداع فلا يحتاجان إلى قيد، فسيُقفلان في الكشف الشهر القادم.
احتفظ بالتسوية دليلا. تبين التاريخ والرصيدين وكل بند بمرجعه والمُعِدّ والمراجع. وفي الشهر التالي يجب أن تُقفل البنود المعلقة. والبند الذي يبقى في القائمة بند يجب ملاحقته.
الخطأ الشائع
أكثر الأخطاء شيوعا أن تُجبر التسوية: أن ترحّل قيدا موازنا ليختفي الفرق. هذا يخفي ما هو خاطئ وقد يخفي احتيالا. يجب أن يكون كل فرق بندا مسمى: توقيتا أو قيدا ناقصا أو خطأ.
الخطأ الثاني أن تُعد التسوية مرة كل ربع سنة. وحينها تضم القائمة مئات البنود ولا يتذكرها أحد. الشهري هو الحد الأدنى للحسابات المهمة، والحسابات الكثيرة الحركة تحتاج إلى أسبوعي أو يومي.
الثالث أن يعد التسوية الشخص نفسه الذي يسجل المقبوضات والمدفوعات. تعمل الرقابة أفضل حين يعدها شخص آخر، أو يراجعها شخص آخر على الأقل.
قائمة المراجعة
- رصيدا الدفتر والكشف لنفس التاريخ.
- كل بند عليه علامة أو مدرج بمرجعه.
- للشيكات المعلقة والإيداعات في الطريق تواريخ.
- رُحّل قيد لكل بند موجود في الكشف فقط.
- يتفق الرصيدان المعدلان بالتمام، دون قيد موازن.
- تُلاحق البنود القديمة غير المسواة وتُصنَّف بحسب العمر.
- يوقع المُعِدّ ومراجع آخر مع التاريخ.
للمتابعة
شاهد الحلقة كاملة ACC-E14 تسوية البنك: الحقيقة في كشف الحساب واستخدم القالب في الدرس ACC-E14 تسوية البنك: الحقيقة في كشف الحساب الذي يصنف كل بند ويبين عمره.
الشركات والأرقام في هذا المقال خيالية. Masar-Fintech مستقلة وغير تابعة لأي هيئة مهنية أو جهة ضريبية.