الموازنة مقابل الفعلي: كيف تقرأ أول تقرير انحرافات

الموقف

أرسلت هناء، المديرة المالية للمجموعة، إلى فريدة تقرير سبتمبر لشركة بالم جيت للنقل بسطر واحد: قولي لي إيجابي أم سلبي، وهل هو كبير. رأت فريدة أعمدة بعنوان الموازنة والفعلي والانحراف، وسطرا أخيرا يقول ناقص 270. لم تكن متأكدة هل الناقص جيد أم سيئ، ولا ماذا تفعل بعده.

سيكون تقريرك الأول للانحرافات هكذا. يعطيك هذا المقال ترتيبا للقراءة يصلح لأي تقرير: الإشارات أولا، ثم الحجم، ثم السبب.

الشرح

لكل سطر في تقرير الانحرافات ثلاثة أعمدة: الموازنة (الخطة)، والفعلي (ما سجلته المحاسبة)، والانحراف (الفرق). والفخ الحقيقي الوحيد هو الإشارة.

استخدم اصطلاحا واحدا واذكره في رأس كل تقرير. في هذه السلسلة يكون الانحراف إيجابيا إذا حسّن الربح وسلبيا إذا خفّضه. في بنود الإيراد يعني الإيجابي أن الفعلي أعلى من الموازنة. وفي بنود التكلفة يعني الإيجابي أن الفعلي أقل من الموازنة. فانحراف تكلفة قدره زائد 30 يعني أنك أنفقت 30 أقل مما خططت، وانحراف إيراد قدره ناقص 300 يعني أنك كسبت 300 أقل. وكثير من التقارير تعرض الانحراف أثرا على الربح لتُقرأ كل الأسطر بالطريقة نفسها: الناقص دائما سيئ للربح. أيا كان اختيارك، اكتبه. فتقارير الإدارة تتبع اصطلاحات الشركة نفسها لا معيارا محاسبيا، ولهذا يجب بيان الاصطلاح.

ثم قِس الحجم بطريقتين. المبلغ المطلق يخبرك بالمال المعرض للخطر. والنسبة من الموازنة تخبرك كم أخطأت الخطة. وقاعدة عملية تستخدمها فرق كثيرة أن تنظر في كل ما يتجاوز حدا للنسبة وحدا للمبلغ معا، مثل 5% و50 ألف درهم. والحدان خيار الشركة؛ المهم أن يكونا مكتوبين حتى لا يتجادل أحد حول الأسطر التي تُشرح.

وأخيرا انتقل من السطر إلى السبب. انحراف السطر يقول أين ظهر الفرق فقط، ولا يقول لماذا. الإيراد حاصل ضرب الكمية في السعر، والتكلفة تعتمد على الكمية وتكلفة الوحدة، فاسأل أيها تحرك. هذه الخطوة تحول الجدول إلى نصيحة.

إذن ترتيب القراءة:

• تحقق من اصطلاح الإشارات.
• ابحث عن الأسطر التي تتجاوز الحدين.
• حدد أيها يحركه الحجم أو السعر أو تكلفة الوحدة.
• تأكد أن الأسطر تجمع إلى الفرق الكلي.
• اكتب السبب بالأرقام واقترح إجراء.

مثال عملي

بالم جيت للنقل، سبتمبر، بآلاف الدراهم.

الإشارة: الإيراد بند دخل، والفعلي أقل من الموازنة، فالانحراف سلبي بمقدار 300. وتكلفة المبيعات بند تكلفة، والفعلي أقل من الموازنة، فالانحراف إيجابي بمقدار 30. أما المصروفات العامة فلم تتحرك.

الحجم: فرق EBITDA وقدره 270 يساوي 22.5% من الموازنة البالغة 1,200، وهو أعلى بكثير من أي حد معقول. والإيراد أقل من موازنته بنسبة 6.25%. ووفر تكلفة المبيعات البالغ 30 أقل من 1% من موازنته ودون حد المبلغ، فلا يُشرح عادة وحده.

التطابق: الإيراد (300) زائد تكلفة المبيعات 30 زائد المصروفات العامة 0 يساوي (270)، وهو فرق مجمل الربح وفرق EBITDA.

السبب: افترضت الموازنة 3,200 رحلة وكان الفعلي 3,000، مع ارتفاع التكلفة المتغيرة للرحلة 50 درهما بسبب الديزل. إيراد الرحلة 1.5 ألف (4,800 على 3,200 رحلة) والتكلفة المتغيرة في الموازنة 0.9، فهامش الرحلة 0.6. وكلفت الرحلات المفقودة وعددها 200 مبلغ 120، وكلف الديزل على 3,000 رحلة مبلغ 150. والمجموع 270. ولهذا يضلل سطر تكلفة المبيعات الإيجابي: لقد انخفض لأن عدد الرحلات قل فقط، بينما ارتفعت تكلفة الرحلة. ومن توقف عند الإشارة كان سيمدح بند التكلفة.

الخطأ الشائع

الخطأ الشائع أن تعتقد أن الانحراف الناقص سيئ دائما. في تقرير أثر الربح يكون الناقص سيئا، لكن في تقرير يعرض الفعلي ناقص الموازنة لكل سطر يكون الناقص على بند التكلفة خبرا جيدا. اقرأ نوع البند قبل الإشارة.

الخطأ الثاني عكسه: أن تعتقد أن انحراف التكلفة الإيجابي وفر. إذا انخفض الحجم فكان على التكاليف أن تنخفض على أي حال. قارن التكلفة الفعلية بموازنة مرنة على النشاط الفعلي قبل أن تحتفل. والموازنة المرنة موضوع الدرس التالي في المسار.

الثالث أن تتوقف عند السطر. التعليق الذي يكرر الجدول لا يقول شيئا لا يراه القارئ.

قائمة المراجعة

• يذكر التقرير اصطلاح الإشارات في رأسه.
• أعرف هل البند دخل أم تكلفة قبل أن أقرأ إشارته.
• حدّا النسبة والمبلغ يقرران الأسطر التي أشرحها.
• الأسطر تجمع إلى الفرق الكلي.
• أقارن انحراف التكلفة الإيجابي بالنشاط قبل أن أسميه وفرا.
• يذكر تعليقي السبب برقم ويقترح إجراء.

للمتابعة

شاهد الحلقة كاملة FPA-E3 أول تقرير موازنة مقابل فعلي واستخدم قالب التقرير في الدرس FPA-E3 أول تقرير موازنة مقابل فعلي بأرقامك.

الشركات والأرقام في هذا المقال خيالية. Masar-Fintech مستقلة وغير تابعة لأي هيئة مهنية أو جهة ضريبية.